Срок предоставления отчета 6 ндфл. Нужно ли уточнять расчет, если камеральная проверка завершена

Сдать 6-НДФЛ за отчетный квартал нужно до последнего дня следующего месяца. Помните, что если последний день выпадает на выходной или праздник, срок сдачи откладывается на следующий ближайший рабочий день.

Кто и когда должен сдать отчет по 6-НДФЛ

Отчет 6-НДФЛ нужно сдавать с 2016 года. Его сдают каждый квартал и по итогам года все фирмы и ИП с работниками — налоговые агенты. В отчете отражают информацию о начисленном и удержанном с зарплаты НДФЛ. Если зарплата не начислялась — нет обязанности удерживать налог на доход и сдавать отчет.

Если в компании трудится меньше 25 человек, отчет по сотрудникам можно сдать на бумаге. Во всех остальных случаях сдается электронный документ. В отчете нужно указывать только целые значения в рублях без копеек.

Сроки сдачи отчета установлены п. 2 ст. 230 НК РФ :

• За 1 квартал 2019 — до 30 апреля 2019;
• За полугодие 2019 — до 31 июля 2019;
• За 9 месяцев 2019 — до 31 октября 2019;
• За 2019 год — до 1 апреля 2020.

Состав новой 6-НДФЛ

Налоговые агенты должны заполнить и сдать 6-НДФЛ по месту постановки на учет. В 2019 году действует редакция формы 6-НДФЛ, утвержденная Приказом ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18, который вступил в силу 26 марта 2018. В новом отчете появилось поле «Форма реорганизации» — на случай, если организация не успела до реорганизации сдать отчет, и его сдает правопреемник. Установлено 6 кодов реорганизации:

• «1» — преобразование;
• «2» — слияние;
• «3» — разделение;
• «5» — присоединение;
• «6» — разделение и одновременное присоединение;
• «0» — ликвидация.

Когда расчет сдается не за реорганизованную компанию, то в строке «ИНН/КПП реорганизованной организации» ставятся прочерки.

• Форма отчет 6-НДФЛ состоит из:
• титульного листа;
• раздела № 1 с обобщенными показателями;
• раздела № 2 с датами и суммами фактически полученных доходов и налога на доходы физических лиц, который нужно удержать.

Заполнение титульного листа

Важно! Все строчки на титульном и остальных листах заполняются либо значениями, либо прочерками. Впишите ИНН и КПП организации, которая сдает отчет. Если отчет подается филиалом, то нужно ввести КПП филиала.

• «Период представления»:
  • код 1 квартала 2019 года — 21;
  • код 2 квартала (6 месяцев) 2019 года — 31;
  • код 3 квартала (9 месяцев) 2019 года — 33;
  • код 12 месяцев — 34.
• Налоговый период — отчетный год 2019;
• «Номер корректировки»: «000» — если это первый отчет, «001» — если это уже отчет после уточнения, «002» — второе уточнение и т.д.;
• «По месту нахождения (код)»: код налогового органа по месту регистрации бизнеса. Две первые цифры означают код региона, вторые две — код вашей ИФНС;
• Код по месту нахождения (учета) в соответствии с приложением 2 к порядку заполнения: пишем 120 для ИП, 214 — для организаций, 220 — для обособленных подразделений;
• Указываем сокращенное название вашей организации (если оно есть), организационно-правовую форму. Если вы ИП, нужно указать полные ФИО;
• Вводим код ОКТМО (муниципального органа), на чьей территории прошла регистрацию ваша компания.

Заполняем раздел №1

Данные в этом разделе заполняются нарастающим итогом с начала года и берутся из каждой справки 6-НДФЛ. По каждой ставке нужно рассчитать отдельный нарастающий итог.

• 010: сначала вписываем налоговую ставку (13%). Если в течение отчетного периода использовалось несколько налоговых ставок, нужно составить столько же экземпляров первого раздела. Каждую ставку указывайте в поле 010;
• 020: вводим все облагаемые налогом доходы сотрудников нарастающим значением с начала года. В строку 020 не включайте полностью необлагаемые доходы и доходы работников, которые ниже облагаемого налогом лимита, например, матпомощь в размере 2 000 руб. Выплаченные дивиденды нужно отразить в строке 025.
• 030: записываем стандартные, имущественные и социальные налоговые вычеты, если вам они полагаются, нарастающим итогом с начала года.
• 040: в этом пункте содержится исчисленный НДФЛ. 040 = 010 × (020 - 030).
• 050: вводим сумму зафиксированных авансов, выплаченных иностранным работникам. Если их у вас нет, пишем 0.
• 060: фиксируем количество сотрудников, которые получили доход с начала текущего года. Нужно указать реальное количество получателей дохода, а не только тех, с кем заключен трудовой договор. Если один человек устраивается на работу к вам дважды за год или получает доходы по разным ставкам — он фигурирует как один получатель дохода.
• 070: пишем общую сумму налогов, которые были удержаны за 2019 год. Отметим, что строки 070 и 040 могут не совпадать. Это может не быть ошибкой: просто иногда суммы налогов можно начислить раньше, чем они удерживаются с работников.
• 080: вносим все не удержанные суммы НДФЛ за год.
• 090: возвращенный налог, который излишне удержан или пересчитан по итогу налогового периода.

Заполняем раздел №2

В этом разделе содержится информация за последний период (на июль 2019 года это 2 квартал — апрель, май и июнь 2019 года): время выплат доходов по сотрудникам, перечисления налога на доходы физлиц. Даты перечислений указываются в порядке хронологии. Рассмотрим по отдельности строки в этом разделе:

• 100: пишем день, когда работники получили доход. Если в этот день было несколько перечислений по одному сотруднику, их надо суммировать. Дата перечисления зависит от вида выплаты сотруднику. Если это зарплата, то она станет доходом работника в последний день месяца ее перечисления. То есть вы можете указать, к примеру, 31 мая, но зарплату человек получит в июне. При этом отпускные и больничные станут доходом именно в тот день, когда сотрудник их получит. День выплаты матпомощи тоже является днем получения/передачи дохода.
• 110: пишем день, месяц и год, когда был удержан налог. НДФЛ по сотруднику с отпускных, заработной платы, больничных, матпомощи (с налогооблагаемой части), вознаграждений за работы и услуги, а также иных платежей в пользу сотрудника нужно удерживать в день перечисления дохода.
• 120: в этой строке пишем дату перечисления НДФЛ в бюджет государства.
• 130: пишем доход, до того как он был удержан государством, полученный в дату, указанную в строке 100.
• 140: указываем необходимый для удержания НДФЛ, дату берем из строки 110.

Если в одну дату были получены разные виды доходов, по которым отличаются сроки перечисления, то строки 100-140 заполняются по каждому сроку перечисления отдельно.

Если база налога сократилась на сумму налоговых вычетов, то налог надо отразить уже с учетом вычетов. Сумма НДФЛ по строке 140 должна быть равна сумме, которая уплачена в бюджет.

Штрафы по 6-НДФЛ за 2019 год

Штрафы за просрочку. Согласно п. 1.2 ст. 126 НК РФ, за каждый месяц (полный/неполный) просрочки налоговый агент (НА) должен заплатить 1 000 рублей, вне зависимости от периода в году. Просрочка начинается со дня, когда агент должен был сдать расчеты по налогу. Например, вы просрочили подачу 6-НДФЛ на 2 месяца и 3 дня. Ваш штраф = 3 × 1 000 = 3 000 рублей.

Налоговая обычно не ждет результатов камеральной проверки и назначает штраф уже в течение 10 рабочих дней с даты начала просрочки. Кроме штрафов, налоговая может «заморозить» банковские счета и денежные операции должника.

Штрафы за ошибки. Если вы сдаете отчет вовремя, но с ошибками, за каждый «испорченный» отчет вам полагается штраф в размере 500 рублей. Однако если налоговые инспекторы увидят ошибку, но вы успеете подать корректный отчет, штраф на вас не наложат. С 2017 года вам также могут простить ошибки в некоторых случаях: например, если вы не занизили налог, не создали неблагоприятных последствий для бюджета или не нарушили права физлиц.

К ответственности могут привлечь не только всю организацию, но и ответственных сотрудников — руководителя, бухгалтера. Должностным лицам грозит штраф от 300 до 500 рублей.

Нулевой отчет 6-НДФЛ

Если вашим сотрудникам не начислялась и не выплачивалась зарплата, матпомощь или вознаграждения, подается нулевой отчет 6-НДФЛ. Отчет формируется нарастающим итогом, поэтому если у вас была хотя бы одна выплата в первом квартале, то в третьем уже не может быть нулевой отчетности.

Легко готовьте и сдавайте через интернет 6-НДФЛ с помощью онлайн-сервиса . Декларация формируется автоматически на основе бухучета и проходит проверку перед отправкой. Избавьтесь от рутины, сдавайте отчеты и пользуйтесь поддержкой экспертов нашего сервиса. Первый месяц новые пользователи работают в сервисе бесплатно. — 3 бесплатных месяца работы и отправки отчетности.

С зарплаты сотрудников вы удерживаете налог на доходы физических лиц или НДФЛ — 13%, перечисляете его государству, а оставшиеся деньги выдаёте работнику. Вот как это происходит в жизни.

Вы наняли работника и договорились, что будете выдавать ему «на руки» 20 тысяч рублей в месяц. В трудовом договоре нужно указать зарплату 22 990 рублей. Эта сумма включает 13% НДФЛ, который вы перечислите государству. Каждый месяц вы платите 20 тысяч рублей сотруднику и 2 990 рублей — налоговой.

Эльба рассчитает налоги и взносы и сформирует отчётность за сотрудников. Попробуйте 30 дней бесплатно. Например, проверьте сервис на ежемесячном отчёте СЗВ-М.

Что такое 6-НДФЛ?

За удержанный и перечисленный НДФЛ нужно отчитаться. Для этого придумали два отчёта: 6-НДФЛ, который сдают каждый квартал, и 2-НДФЛ, который налоговая ждёт только раз в год.

Кроме зарплаты сотрудников НДФЛ нужно платить и с других доходов, которые физлица получают от вас:

• вознаграждения по гражданско-правовым договорам,
• дивиденды,
• беспроцентные займы,
• подарки, общая стоимость которых превышает 4 000 рублей в течение года.

Если физик получил от вас доход хотя бы один раз в течение года, вам нужно сдавать 6-НДФЛ.

В отчёте укажите общие данные по всем физ. лицам, которые получали от вас доходы. Не нужно разделять информацию по каждому человеку, для этого есть другой отчёт — 2-НДФЛ.

Нулевой 6-НДФЛ

Нулевого 6-НДФЛ не бывает. Если вы не платили физлицам, просто не сдавайте отчёт.

Сроки сдачи 6-НДФЛ

6-НДФЛ следует сдавать один раз в квартал:

• за 1 квартал — до 30 апреля
• за полугодие — до 31 июля
• за 9 месяцев — до 31 октября
• за год — до 1 апреля следующего года.

Если вы впервые заплатили физлицу только во 2 квартале, сдайте 6-НДФЛ за полугодие, 9 месяцев и год.

Антон — индивидуальный предприниматель и работает один. В июне он обратился к копирайтеру, который написал 5 статей для сайта. Всё оформили договором авторского заказа. Антон заплатил 10 000 рублей копирайтеру и 1495 рублей НДФЛ государству. В июле Антону нужно сдать 6-НДФЛ за полгода, 9 месяцев, а потом ещё отчитаться за год.

Как заполнить раздел 1 отчёта 6-НДФЛ?

Строка 020: укажите доходы физлиц с 1 января по 30 июня — до того, как из них вычли НДФЛ. Зарплату с января по июнь, включая зарплату за июнь, которую вы выплатили уже в июле. Отпускные и пособия по больничным, которые выплатили с января по июнь — неважно, за какой период. Другие доходы, которые физик получил с января по июнь и с которых вы должны удержать НДФЛ.

Строка 030 — сумма вычетов по доходам из строки 020. Например, детских, имущественных, социальных вычетов.

Строка 040 — сумма НДФЛ с доходов из строки 020.

Строки 025 и 045 — заполняйте, только если платили дивиденды.

Строка 050 — заполняйте, если есть иностранные работники с патентом.

Строка 060 — число людей, доходы которых вы отразили в 6-НДФЛ.

Строка 070 — сумма НДФЛ, которую удержали с начала года. Она может не совпадать с суммой в строке 040. Например, не получается удержать НДФЛ до конца года или доход получен в одном квартале, а налог удержан в другом.

Строка 080 — НДФЛ, который вы не сможете удержать до конца года. Например, НДФЛ с подарка дороже 4 000 рублей человеку, который не получает от вас денежные доходы.

Строка 090 — заполняйте, если возвращали налог работникам.

Как заполнить раздел 2 отчёта 6-НДФЛ?

Указывайте только выплаты третьего квартала — с 1 июля до 30 сентября, отдельно за каждый месяц.

Строка 100 — дата получения дохода:

• Зарплата — последний день месяца, за который вы её платите.
• Вознаграждение по гражданско-правовому договору, отпускные и больничные — день выплаты дохода.

Строка 110 — дата удержания налога. Обычно совпадает со строкой 100. Исключения:

• С аванса — день выплаты окончательной зарплаты за месяц.
• С материальной выгоды, подарков дороже 4 000 рублей — в день ближайшей зарплаты.
• Со сверхнормативных суточных — ближайший день выплаты зарплаты за месяц, в котором утвержден авансовый отчет.

Строка 120 — дата, когда нужно заплатить налог. Определяется по ст.226 Налогового кодекса . Если эта дата относится к 4 кварталу, не указывайте доход в разделе 2, даже если вы уже показали его в разделе 1. Например, не включайте в раздел 2 зарплату за июнь, которую выдали в июле.

Строка 130 — вся сумма доходов за 2 квартал, до того, как из неё удержали НДФЛ.

Строка 140 — сумма НДФЛ, удержанного за 2 квартал.

В одном блоке строк 110-140 покажите доходы, у которых совпадают все три даты: получения дохода, удержания и уплаты налога. Как сдавать на бумаге или в электронном формате — если у вас не больше 25 сотрудников только электронно — если у вас больше 25 сотрудников.

Куда сдавать 6-НДФЛ?

Сдавайте отчёт в налоговую по прописке ИП или юридическому адресу ООО.

Но за сотрудников, которые заняты в деятельности на ЕНВД или патенте, отчитывайтесь в налоговую по адресу работы. Эта налоговая может отличаться от налоговой по адресу регистрации.

Что будет за нарушение?

Не вовремя сдать отчёт: штраф 1 000 рублей за каждый месяц просрочки, блокировка счёта в банке после 10 дней. Указать недостоверные сведения: 500 рублей за каждый недостоверный документ.

А Эльба поможет?

6-НДФЛ в Эльбе состоит всего из двух шагов. На первом вы проверяете выплаты сотрудникам, а на втором отправляете отчёт в налоговую.

Но перед этим добавьте физлиц в раздел «Сотрудники» и укажите их зарплату. Задача «Сдать отчёт 6-НДФЛ» появляется В Эльбе в начале каждого квартала в разделе «Актуальные задачи».

Начиная с 1 января 2016 года все налоговые агенты (организации и ИП, имеющие наемных работников) обязаны представлять ежеквартально налоговую отчетность по НДФЛ по форме 6-НДФЛ «Расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом». Форма расчета утверждена Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ и зарегистрирована Минюстом России 30.10.2015 № 39578.

Кроме того, сохраняется обязанность представлять ежегодно справку по форме 2-НДФЛ. При этом расчет 6-НДФЛ содержит данные в целом по всей организации, а 2-НДФЛ представляется персонифицировано по каждому физическому лицу, в отношении которого организация являлась источником дохода и выступала налоговым агентом по НДФЛ.

Расчет 6-НДФЛ состоит из титульного листа, раздела 1 «Обобщенные показатели» и раздела 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

Кто и куда предоставляет расчет 6-НДФЛ

Обязанность по сдаче отчета возложена на организации и ИП, которые признаются налоговыми агентами на основании положений ст. 226 НК РФ.

Расчет представляется:

• российской организацией — в налоговую инспекцию по месту своего учета;
• российской организацией, имеющей обособленные подразделения, — в налоговую инспекцию по месту учета головной организации и месту нахождения обособленных подразделений (в отношении физических лиц, получивших доходы от обособленных подразделений);
• индивидуальным предпринимателем — в налоговую инспекцию по месту осуществления деятельности в связи с применением налоговых режимов в виде уплаты ЕНВД и ПСНО;
• крупнейшим налогоплательщиком — в налоговую инспекцию по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика либо в налоговую инспекцию по месту учета такого налогоплательщика по соответствующему обособленному подразделению (отдельно по каждому обособленному подразделению).

Сроки представления расчета 6-НДФЛ

Составляется и подается раз в квартал в общей сумме по организации, без персонифицированного учета.

Сдается ежеквартально не позднее последнего числа месяца, который следует за истекшим кварталом.

Сроки сдачи формы 6-НДФЛ в 2016 году:

• за I квартал 2016 г. - не позднее 4 мая 2016 г.;
• за полугодие 2016 г. - не позднее 1 августа 2016 г.;
• за 9 месяцев 2016 г. - не позднее 31 октября 2016 г.

Организации и ИП, имеющие численность физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 25 человек, вправе сдавать расчет на бумажных носителях. Все остальные налоговые агенты представляют отчетность в электронном виде.

Основания для сдачи 6-НДФЛ

Основанием для заполнения расчета 6-НДФЛ является регистр налогового учета (п. 1 ст. 230 НК РФ), в котором отражены:

• начисленные и выплаченные налоговым агентом доходы физическим лицам;
• предоставленные физическим лицам налоговые вычеты;
• исчисленные и удержанные налоги.

При этом используются специальные коды — справочники «Коды доходов», «Коды вычетов», утверждены приказом ФНС России от 10.09.2015 № МВ-7-11/387@ «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов».

При заполнении формы расчета не допускается:

• исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства;
• двусторонняя печать Расчета на бумажном носителе;
• скрепление листов Расчета, приводящее к порче бумажного носителя.

Общие правила заполнения расчета 6-НДФЛ

• текстовые и числовые поля формы расчета заполняются слева направо, начиная с крайней левой ячейки, либо с левого края поля, отведенного для записи значения показателя;
• если показатели соответствующих разделов расчета не могут быть размещены на одной странице, заполняется необходимое количество страниц. Итоговые данные отражаются только на последней странице;
• поле «Номер страницы» заполняется на каждой странице расчета и имеет сквозную нумерацию, начиная с Титульного листа. Порядковый номер страницы записывается слева направо, начиная с первого (левого) знакоместа. Например, на первой странице ставится — «001»; на десятой странице — «010»;
• расчет заполняется чернилами черного, фиолетового или синего цвета;
• в случае отсутствия значения по суммовым показателям указывается ноль («0»);
• в незаполненных знакоместах в правой части поля проставляется прочерк;
• дробные числовые показатели заполняются следующим образом: в случае если знакомест для указания дробной части больше, чем цифр, то в свободных знакоместах соответствующего поля ставится прочерк. Например: сумма исчисленного дохода заполняется по формату: 15 знакомест для целой части и 2 знакоместа для дробной части и, соответственно, при количестве в размере «1234356.50» они указываются как: «1234356--------.50».
• код ОКТМО указывается в соответствии с «Общероссийским классификатором территорий муниципальных образований» ОК 033-2013 (ОКТМО), утвержденном Приказом Росстандарта от 14.06.2013 № 159-ст. налоговые агенты указывают код того муниципального образования на территории которого находится организация или обособленное подразделение организации;
• ИП, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты и другие лица, занимающиеся частной практикой, и признаваемые налоговыми агентами, указывают код по ОКТМО по месту жительства;
• налоговые агенты — индивидуальные предприниматели, которые состоят на учете по месту осуществления деятельности с применением системы налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности и (или) патентной системы налогообложения указывают код по ОКТМО по месту учета индивидуального предпринимателя в связи с осуществлением такой деятельности;
• каждая страница заверяется подписью налогового агента или его представителя и указывается дата подписания расчета.

Ответственность за несдачу 6-НДФЛ

С 2016 года вводятся новые меры ответственности, связанные с введением обязанности представлять форму 6-НДФЛ. Если отчетность содержит недостоверные сведения, налогового агента оштрафуют на 500 руб. за каждый документ (ст. 126.1 НК РФ). Если не представить в установленный срок расчет 6-НДФЛ, то за каждый полный или неполный месяц просрочки штраф составит 1000 руб. (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). Более того, с 1 января 2016 года налоговые органы вправе приостанавливать операции по банковским счетам налоговых агентов, если расчет сумм НДФЛ не представлен в течение 10 дней после установленного срока.

Налоговые агенты обязаны представлять в ИФНС Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ). Форма Расчета, Порядок его заполнения и представления утверждены Приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ . А каковы сроки сдачи этой отчетности в 2019 году?

Когда сдавать 6-НДФЛ

Налоговые агенты составляют форму 6-НДФЛ ежеквартально нарастающим итогом: за 1-ый квартал, полугодие, 9 месяцев и год. За первые три отчетных периода отчет сдается в налоговую инспекцию не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим отчетным периодом. А срок сдачи годового отчета увеличен еще на 2 месяца: сдать форму 6-НДФЛ по итогам года нужно не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным (абз. 3 п. 2 ст. 230 НК РФ).

При этом важно учитывать, что если последний день сдачи Расчета приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то сдать отчет можно будет без последствий в следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 ТК РФ).

Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2019 году

С учетом приведенных выше требований и учитывая данные о выходных и нерабочих праздничных днях в 2019 году, сроки подачи формы 6-НДФЛ в 2019 году следующие:

За 2019 год Расчет нужно сдать не позднее 01.04.2020.

Чтобы не ошибиться, до какого числа нужно сдать Расчет 6-НДФЛ и другие формы бухгалтерской и налоговой отчетности, можно воспользоваться

Форма 6-НДФЛ введена в 2016 году, но до сих пор вызывает вопросы по ее заполнению. А все из-за того, что нужно учесть множество деталей. Разберемся, что же это за коварный документ.

6-НДФЛ — это отчет, в котором декларируется информация о: суммах полученных доходов физических лиц; исчисленных и удержанных суммах НДФЛ; датах фактического получения дохода; датах и сроках удержания и перечисления налога за отчетный период в целом по организации (обособленному подразделению).

Кто должен сдавать 6-НДФЛ?

Обязанность по сдаче отчета 6-НДФЛ возникает у всех налоговых агентов, которые выплачивают доходы физическим лицам. Налоговыми агентами признаются российские организации, ИП, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, обособленные подразделения иностранных организаций в РФ.

Нужно ли сдавать нулевой 6-НДФЛ?

До тех пор, пока выплаты в пользу физических лиц не производятся, и налогооблагаемый доход не начисляется, т.е. все показатели отчета 6-НДФЛ равны «нулю», обязанность по сдаче 6-НДФЛ не возникает. Сдавать «нулевой» отчет 6-НДФЛ не нужно. Но, если вы решите перестраховаться и сдать «нулевой» отчет, ИФНС обязаны у вас его принять (Письмо ФНС от 04.05.2016 N БС-4-11/7928@).

Стоит учесть, что если вы производили выплаты дохода в пользу физических лиц в период с 1 по 3 квартал, а в 4 квартале доход не начислялся и выплаты не производились, то обязанность по сдаче 6-НДФЛ за 4 квартал сохраняется, т.к. «Раздел 1» декларации заполняется нарастающим итогом (Письмо ФНС от 23.03.2016 N БС-4-11/4958@).

Отчетный период и сроки сдачи 6-НДФЛ

Отчетным периодом для сдачи 6-НДФЛ является квартал. Установлены следующие сроки сдачи отчета:

Способы сдачи 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ можно сдавать как в электронном виде посредством телекоммуникационных каналов связи, так и на бумажном носителе, если численность людей, получивших доходы в налоговом периоде (за год) не превышает 25 человек.

Куда сдавать 6-НДФЛ?

Сдавать расчет 6-НДФЛ нужно в ИФНС по месту своего учета. Для организаций — это место нахождения, а для ИП — это место регистрации. Если у организации есть ОП, то расчет сдается по месту учета каждого ОП.

Как составлять и куда сдавать 6-НДФЛ организациями, имеющими ОП?

Если организация имеет ОП, то отчет 6-НДФЛ составляется отдельно по каждому зарегистрированному ОП (по каждому КПП), даже в том случае, если несколько ОП стоят на учете в одной и той же ИФНС. Соответственно, все отчеты по ОП сдаются по месту учета соответствующих ОП.

Какие доходы отражать в 6-НДФЛ, а какие нет?

В 6-НДФЛ нужно показать все доходы, с которых полагается удержание НДФЛ как налоговыми агентами. Доходы, которые облагаются лишь частично, тоже необходимо включить в расчет. Например, это может быть доход в виде материальной помощи или стоимости подарков, по которым действует лимит 4 000,00 рублей в год, т.к. общая стоимость таких доходов может превысить необлагаемый минимум в течении года. В расчет 6-НДФЛ не нужно включать следующие доходы:

1. Доходы, которые полностью не облагаются НДФЛ.

2. Доходы индивидуальных предпринимателей, нотариусов, адвокатов, и прочих лиц, занимающихся частной практикой.

3. Доходы, перечисленные в п. 1 ст. 228 НК РФ. Например, это могут быть доходы от продажи имущества, принадлежащего физическому лицу на праве собственности.

4. Доходы резидентов других стран, которые не облагаются в РФ в силу международных договоров.

Структура 6-НДФЛ и порядок заполнения расчета по форме 6-НДФЛ

Форма 6-НДФЛ утверждена Приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@ и включает в себя следующие разделы:

1. Титульный лист;

2. Раздел 1 «Обобщенные показатели»;

3. Раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

Расчет по форме 6-НДФЛ заполняется на отчетную дату, то есть на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря соответствующего налогового периода. Для заполнения Расчета по форме 6-НДФЛ используются сведения из налоговых регистров по НДФЛ.

Порядок заполнения Титульного листа формы 6-НДФЛ

Заполнение Титульного листа, как правило, не вызывает никаких вопросов. Здесь все достаточно просто, без каких-либо особенностей. Нужно будет заполнить следующие строки:

1. Строка «ИНН» и «КПП»;

2. Строка «Номер корректировки»;

3. Строка «Период представления (код)»;

4. Строка «Налоговый период»;

5. Строка «Представляется в налоговый орган (код)»;

6. Строка «По месту нахождения (учета) (код)»

7. Строка «Налоговый агент»;

8. Строка «Форма реорганизации (ликвидации)(код)»;

9. Строка «ИНН/КПП реорганизованной организации»;

10. Строка «Код по ОКТМО»;

11. Строка «Номер контактного телефона»;

12. Строка «На ___ страницах с приложением подтверждающих документов или копий на ___ листах»;

13. Строка «Доверенность и полноту сведений, указанных в расчете, подтверждаю»;

14. Строка «Подпись_____ Дата»;

15. Строка «Наименование документа, подтверждающего полномочия представителя».

Почти все эти элементы декларации хорошо знакомы и заполнить их не составит труда. Обратим внимание лишь на некоторые из них.

Заполнение Титульного листа Отчета 6-НДФЛ в целом по организации, без ОП

Если вы составляете Расчет 6-НДФЛ в целом по организации, не имеющей ОП, то здесь все просто.

В Строке «ИНН» и «КПП» вы указываете ИНН и КПП вашей организации.

В Строке «Представляется в налоговый орган (код)» указываете код ИФНС, в которой ваша организация стоит на учете.

В Строке «Код по ОКТМО» указываете ОКТМО вашей организации.

Заполнение Титульного листа Отчета 6-НДФЛ по ОП

При составлении Отчета по ОП нужно будет обратить внимание на заполнение следующих Строк Титульного листа Декларации.

В Строке «ИНН» и «КПП» вы указываете ИНН вашей организации и КПП вашего ОП.

В Строке «Представляется в налоговый орган (код)» указываете код ИФНС, в которой зарегистрировано ваше ОП.

В Строке «По месту нахождения (учета) (код)» нужно указать Код «220» «По месту нахождения обособленного подразделения российской организации».

В Строке «Налоговый агент» указываете наименование вашей организации.

В Строке «Код по ОКТМО» указываете ОКТМО вашего ОП.

Заполнение Титульного листа Отчета 6-НДФЛ по закрытому ОП

Как заполнить Титульный лист Отчета по закрытому ОП зависит от того, в какой момент вы подаете 6-НДФЛ — до снятия ОП с учета в ИФНС или после.

Если вы подаете отчет до снятия ОП с учета, то при составлении отчета ничего не меняется. Вы заполняете его как обычный отчет по ОП и подаете его в ИФНС по месту учету этого ОП.

Если же вы подаете отчет после снятия ОП с учета, то вам нужно будет подать этот отчет в ИФНС по месту учета вашей головной организации и при составлении отчета обратить внимание на заполнении следующих Строк Титульного листа Декларации.

В Строке «ИНН» и «КПП» вы указываете ИНН вашей организации и КПП вашего закрытого ОП.

В Строке «Представляется в налоговый орган (код)» указываете код ИФНС, в которой зарегистрирована ваша Головная организация.

В Строке «По месту нахождения (учета) (код)» нужно указать Код «213» «По месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика» или «214» «По месту нахождения российской организации, не являющейся крупнейшим налогоплательщиком».

В Строке «Налоговый агент» указываете наименование вашей организации.

В Строке «Код по ОКТМО» указываете ОКТМО вашего закрытого ОП.

Порядок заполнения Раздела 1 формы 6-НДФЛ

Раздел 1 расчета включает в себя доходы, вычеты и налог по ним в целом по организации (ОП) итого за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев, год нарастающим итогом с начала года.

Раздел 1 условно можно разделить на 2 блока. Блок 1 — это строки 010-050 и Блок 2 — это строки 060-090. Блок 1, а именно строки 010-050 заполняются отдельно по каждой ставке НДФЛ (если имели место быть выплаты, облагаемые по разным ставкам НДФЛ). А вот Блок — 2, а именно строки 060-090, заполняются единожды, в целом по всей организации (ОП), без детализации по ставкам НДФЛ.

Строка 010 «Ставка налога, %»

В данной строке указывается ставка НДФЛ.

Строка 020 «Сумма начисленного дохода»

В этой строке отражается сумма полученных доходов физическими лицами, по ставке указанной в «Строке 010», если их фактическое получение приходится на соответствующий отчетный период за который и составляется расчет 6-НДФЛ.

Самой распространённой ошибкой при заполнении данной строки является тот факт, что многие для заполнения данной строки используют данные бухгалтерского учета, а нужно ориентироваться на налоговые регистры.

Например, доходы по ЗП признается в том периоде, в котором она начислена, а вот доходы по договорам ГПХ в том периоде, когда они выплачены. Поэтому для корректного заполнения «Строки 020» важно правильно определить дату фактического получения дохода. Ниже приведем перечень основных доходов с указанием даты их фактического получения.

Соответственно, для заполнения «Строки 020» нужно ориентироваться не на дату начисления дохода, а на дату фактического его получения, что не всегда совпадает.

Таблица 1

№ ПП	Вид дохода	Дата получения дохода	Дата удержания налога	Срок уплаты налога
	Заработная плата (ЗП)	Последний день месяца	День фактической выплаты ЗП
	Аванс, выплативший в последний день месяца или позднее	Последний день месяца за который выплатили Аванс	День фактической выплаты Аванса	Следующий рабочий день после выплаты
	Ежемесячная производственная премия	Последний день месяца, за который начислена Премия	День фактической выплаты Премии	Следующий рабочий день после выплаты
	Квартальная производственная премия	Дата выплаты Премии	Дата выплаты Премии	Следующий рабочий день после выплаты
	Годовая производственная премия	Дата выплаты Премии	Дата выплаты Премии	Следующий рабочий день после выплаты
	Непроизводственная премия	Дата выплаты Премии	Дата выплаты Премии	Следующий рабочий день после выплаты
	Вознаграждения по договорам ГПХ	Дата выплаты Вознаграждения	Дата выплаты Вознаграждения	Следующий рабочий день после выплаты
	Отпускные	Дата выплаты Отпускных	Дата выплаты Отпускных	Последнее число месяца, в котором выплатили Отпускные
	Больничные	Дата выплаты Больничных	Дата выплаты Больничных	Последнее число месяца, в котором выплатили Больничные
	Материальная помощь	Дата выплаты Дохода	Дата выплаты Дохода	Следующий рабочий день после выплаты
	Доход в натуральной форме, при наличии иных выплат данному работнику	Дата выплаты Дохода		Следующий рабочий день после выплаты
	Доход в натуральной форме, если иных выплат данному работнику не производились	Дата выплаты Дохода
	Компенсация за неиспользованные отпуск	Дата выплаты Дохода	Дата выплаты Дохода	Следующий рабочий день после выплаты
	Доход в виде материальной выгоды от экономии на %	Последний день месяца	День фактической выплаты какого-либо дохода	Следующий рабочий день после выплаты
	Дивиденды	Дата выплаты Дивидендов	Дата выплаты Дивидендов	Следующий рабочий день после выплаты

Строка 025 «В том числе сумма начисленного дохода в виде дивидендов»

В этой строке нужно указать сумму дивидендов, которые выплачены в текущем отчетном периоде, облагаемые по ставке, указанной в «Строке 010». Эта сумма информационно выделяется отдельной строкой, но при этом включается в общую сумму начисленного дохода, показанного по «Строке 020».

Строка 030 «Сумма налоговых вычетов»

Здесь необходимо отразить все вычеты, которые представлены физическим лицам за отчетный период по доходам, указанным в «Строке 020». Это могут быть стандартные, имущественные, социальные и инвестиционные налоговые вычеты. Так же по «Строке 030» нужно показать суммы, которые уменьшают налоговую базу и необлагаемые суммы, по доходам, освобожденным в определенных пределах. Например, 4 000,00 руб. с подарков полученных сотрудниками.

Строка 040 «Сумма исчисленного налога»

По «Строке 040» нужно указать общую сумму НДФЛ, которую исчислили с дохода, указанного в «Строке 020» и по ставке, указанной в «Строке 010» за соответствующий отчетный период.

Строка 045 «В том числе сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов»

Информационно нужно указать сумму НДФЛ, которую начислили с выплаченных дивидендов, указанных в «Строке 025» и по ставке, указанной в «Строке 010» за соответствующий отчетный период.

Строка 050 «Сумма фиксированного авансового платежа»

Данная строка заполняется только в том случае, если есть иностранные работники, которые работают по патенту.

В этом случае, здесь нужно будет указать общую сумму фиксированных авансовых платежей по НДФЛ, на которую вы уменьшаете налог всех иностранных работников, работающих на патенте.

После того как заполнили Блок 1, а именно строки 010-050 по всем ставкам модно приступить к заполнению Блока 2, а именно к запылению строк 060-090.

Строка 060 «Количество физических лиц, получивших доход»

Здесь укажите общее количество работников, которым вы выплачивали доход в течении соответствующего отчетного периода.

Работники, которые не получали облагаемый доход, в данный показатель не включайте. Если в течении отчетного периода один и тот же человек был принят дважды, т.е. был принят, затем уволен и вновь принят, то его нужно указать один раз.

Строка 070 «Сумма удержанного налога»

По «Строке 070» нужно указать сумму налога, удержанную в течении отчетного периода в момент выплаты дохода. Принципиальное отличие показателей Строк 040 и 070 состоит в том, что по «Строке 040» указывается сумма НДФЛ с полученного, но не выплаченного дохода, а по «Строке 070» указывается сумма НДФЛ с перечисленного дохода. Т.е. эти показатели могут принимать неравные значения. Например, НДФЛ, который удерживается с ЗП за декабрь в январе не отражается в «Строке 070» расчета 6-НДФЛ за год, а включается в «Строку 070» расчета 6-НДФЛ за 1 квартал следующего года.

Строка 080 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом»

По данной строке нужно указать сумму НДФЛ, которая исчислена, но не удержана. Например, если доход выплачен в натуральной форме и иных выплат не производилось. Т.е. это те суммы налога, на которые вы должны будите подать Справку 2-НДФЛ с признаком «2».

В этой строке не нужно показывать доходы, которые вы удержите в последующие отчетные периоды. Например, по «Строке 080» Отчета 6-НДФЛ за 1 квартал не указывается сумма НДФЛ с ЗП за март, которая будет удержана во 2 квартале.

Строка 090 «Сумма налога, возвращенная налоговым агентом»

Здесь мы указываем общую сумму налога, возвращенную физическому лицу налоговым агентом.

Порядок заполнения Раздела 2 формы 6-НДФЛ

В Разделе 2 формы 6-НДФЛ непосредственно представляется информация о произведенных выплатах дохода в пользу физических лиц за соответствующий отчетный период, а именно даты фактического получения дохода, дата удержания налога и предельные сроки перечисления удержанного налога.

В Разделе 2 отражаются операции за тот отчетный период, по которому составляется расчет 6-НДФЛ. В отчете за 1 квартал отражаются выплаты за период январь-март.

В отчете за полугодие отражаются выплаты за период апрель-июнь.

В отчете за 9 месяцев отражаются выплаты за период июль-сентябрь. В отчете за год отражаются выплаты за период октябрь-декабрь.

При этом, ориентиром для включения конкретной выплаты в тот или иной отчетный период является предельный срок перечисления удержанного налога.

Если этот предельный срок еще не наступил, то включать эту выплату в Раздел 2 не нужно. Например, ЗП за март выплатили 31 марта. Крайний срок уплаты НДФЛ по данной выплате 01 апреля. Несмотря на то, что сама выплата дохода производилась в 1 квартале, в Раздел 2 Отчета 6-НДФЛ этот доход нужно будет отразить во 2 квартале, т.к. крайний срок перечисления НДФЛ приходится на 2 квартал.

По каждой выплате дохода в пользу физических лиц нужно заполнить отдельный Блок строк 100-140. Для этого, для каждой выплаты нужно определить:

1. «Дату фактического получения дохода» — строка 100;
2. «Дату удержания налога» — строка 110;
3. «Срок перечисления налога» — строка 120;

Доходы, по которым все три даты совпадают нужно объединить в один Блок строк 100-140.

Строка 100 «Дата фактического получения дохода»

Здесь нужно указать дату фактического получения дохода, отраженного по «Строке 130». Это дата, на которую доход подлежит включению в налоговую базу по НДФЛ.

Для каждого вида дохода определена своя дата. Основные виды доходов и даты их фактического получения представлены в графе 2 и в графе 3 Таблицы 1 соответственно.

Строка 110 «Дата удержания налога»

Здесь отражается дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по «Строке 130». Как правило, это дата совпадает с датой выплаты дохода, т.е. с датой фактического перечисления денежных средств (выплаты из кассы или получения дохода в натуральной форме) в пользу физического лица. Но есть и исключения (СМ. графу 4 Таблицы 1).

Строка 120 «Срок перечисления налога»

В «Строке 120» нужно указать предельный срок уплаты удержанного НДФЛ с дохода, указанного по «Строке 130». Как правило, это следующий рабочий день после выплаты дохода. Если этот день приходится на праздничный или выходной, то предельный срок уплаты НДФЛ переносится на ближайший рабочий день.

Но есть доходы, по которым предельный срок перечисления НДФЛ приходится на дату отличную от следующего дня. Например, НДФЛ с отпускных. Предельный срок перечисления НДФЛ по таким выплатам — последний день месяца, в котором производились выплаты этих отпускных.

Более детальную информацию о предельных сроках перечисления НДФЛ по конкретному виду дохода можно посмотреть в графе 5 Таблицы 1.

Строка 130 «Сумма фактически полученного дохода»

В этой строке нужно указать сумму выплаченного дохода (включая НДФЛ), полученного (подлежащего включению в налоговую базу по НДФЛ) на дату, указанную в «Строке 100».

Строка 140 «Сумма удержанного налога»

Здесь нужно указать сумму удержанного налога с выплаченного дохода, указанного по «Строке 130» на дату, указанную в «Строке 110».

Сумма «Строк 140» может не совпадать с суммой, указанной по Строке «070». Во — первых в силу того, что Раздел 1 заполняется нарастающим итогом с начала года, а Раздел 2 только за конкретные 3 месяца. Во — вторых, это сумма может не совпадать уже начиная с 1 квартала.

Рассмотрим такой пример. Выплата ЗП производилась 31 марта, соответственно, дата удержания налога приходится на 1 квартал, в связи с чем, по строке 070 Раздела 1 мы должны отразить НДФЛ с этой суммы в 1 квартале. Но, так как предельный срок уплаты этого налога приходится на 01 апреля, то по «Строке 140» Раздела 2 эту сумму НДФЛ мы должны будем отразить во 2 квартале.

Когда удержать НДФЛ не представляется возможным в строках 110, 120 и 140 нужно проставить нули. Например, такая ситуация возможна при выплате дохода в натуральной форме, при отсутствии иных выплат в пользу этого лица.

Также, нули по этим строкам проставляются и в том случае, если удерживать налог не нужно. Например, когда сумма вычетов превышает сумму полученного дохода.