Создание Приходного кассового ордера (ПКО) и Расходного кассового ордера (РКО)
Кассовые документы в бухгалтерии оформляются, как правило, двумя документами Приходный кассовый ордер (далее ПКО) и Расходный кассовый ордер (далее РКО). Предназначены для принятия и выдачи наличных средств в кассу (из кассы) предприятия.
Начнем обзор с ПКО. Как ясно из названия, этим документом оформляется поступление денег в кассу.
Приходный кассовый ордер
В 1С Бухгалтерии 3.0 документом ПКО можно оформить следующие виды операций:
- Получение оплаты от покупателя
- Возврат средств от подотчетного лица
- Получение возврата от поставщика
- Получение денежных средств в банке
- Возврат по кредитам и займам
- Возврат займа сотрудником
- Прочие операции по поступлению денежных средств
Такое разделение необходимо для правильного формирования бухгалтерских проводок и книги Доходов и Расходов.
В первую очередь рассмотрим Оплату от покупателя, Возврат от покупателя и Расчеты по кредитам и займам так как они схожи по структуре и имеют табличные части.
Все эти три вида ПКО имеют одинаковый набор полей в шапке. Это Номер и Дата (далее для всех документов), Контрагент, Счет учета и Сумма.
- Номер – формируется автоматически и лучше его не менять.
- Дата – текущая дата. Здесь следует учесть, что если поменять дату на меньшую (например прошлый день), чем текущая, при печати кассовой книги программа выдаст предупреждение, что нарушена нумерация листов в кассовой книге и предложит их пересчитать. Желательно, что бы в нумерация документов в течении дня тоже была последовательной. Для этого можно изменить время документа.
- Контрагент – Физическое или Юридическое лицо, которое вносит денежные средства в кассу. Сразу замечу, что в этом поле указывается именно Контрагент, по которому будут вестись взаиморасчеты. Фактически деньги в кассу может внести например сотрудник Организации - Контрагента. Он выбирается из справочника Физические лица в поле Принято от. В этом случае в печатной форме ПКО будут прописаны Ф.И.О., от кого приняты деньги.
- Счет учета – в хозрасчетном плане счетов это как правило 50.1, но можно настроить другой по умолчанию. Корреспондирующий счет зависит от вида операции и берется из табличной части ПКО.
Обратите внимание на оформление суммы внесения денег. Оплату от покупателя, Возврат от покупателя и Расчеты по кредитам и займам нельзя оформить без указания договора. Причем прием денежных средств можно сделать одновременно по нескольким договорам. Для этого и существует табличная часть. Сумма платежа формируется из сумм в строках табличной части. Там же указывается Счет расчетов и Счет учета авансов (корреспондирующие счета). Настраиваются эти счета в регистре сведений Счета расчетов с контрагентами.
Другие виды операций не должны составить трудностей. Они не имеют табличной части и все заполнение ПКО сводится в основном к выбору Контрагента. Это может быть подотчетное лицо, банк или сотрудник.
Прочие операции по поступлению денежных средств отражают любые другие поступления в кассу предприятия и формирует собственные проводки. Произвольный корреспондирующий счет выбирается вручную.
Расходный кассовый ордер
Оформление РКО практически не отличается от оформления ПКО. В 1С Бухгалтерии существуют следующие виды выдач денежных средств из кассы:
- Выдача оплаты поставщику
- Выдача возврата покупателю
- Выдача средств подотчетному лицу
- Выдача заработной платы по ведомости либо отдельно работнику
- Наличные в банк
- Выдача кредитов и займов
- Проведение Инкассации
- Выдача депонированной зарплаты
- Выдача займа сотруднику
- Прочие операции по выдаче денежных средств
Отдельно хочется заострить внимание только на выдаче заработной платы. У данного вида операции присутствует табличная часть, в которой обязательно нужно указать одну или несколько платежных ведомостей. Общая сумма РКО сложится из сумм ведомостей. Без указания хотя бы одной ведомости провести РКО не получится.
При выдаче заработной платы сотруднику так же необходимо указать ведомость, но только одну.
При выдача депонированной зарплаты ведомость указывать не обязательно.
Установка лимита остатка кассы
Для того, что бы установить лимит остатка кассы в 1С 8.3 необходимо зайти в справочник «Организации» и на вкладке «Перейти» выбрать пункт «Лимит
Где нажать кнопку «Добавить», где указать с какого числа действует ограничение и его размер:
По материалам: programmist1s.ru
Работа с кассой и кассовыми документами - это неотъемлемая часть бухгалтерской деятельности. Она включает установку лимита кассы, учет поступления денежных средств через приходный кассовый ордер (ПКО) и учет расхода через расходный кассовый ордер (РКО). Рассмотрим каждый вид операций по порядку.
Лимит кассы
Каждая крупная организация, которая работает с наличными деньгами, должна устанавливать лимит кассы – это регламентируется Указанием Банка РФ. Исключение составляют малые компании и предприниматели. Установленный лимит кассы нельзя превышать, но можно ежемесячно менять, это должно быть подтверждено документально, подписанным приказом руководства. В противном случае можно получить штраф от налогового инспектора.
Лимит кассы или лимит остатка наличных денег в кассе это - максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня.
Теперь выясним, как в программе установить лимит кассы. Для этого нужно перейти во вкладку меню «Справочники», раздел «Предприятие», справочник «Организация». Заходим в настройки организации и в верхней панели нажимаем «Еще», выбираем пункт «Лимиты остатка кассы»:
Попадаем в заполнение документа. Нажимаем клавишу «Создать». В открывшемся окошке вводим дату, с которой будет действовать данная настройка, и вводим размер лимита кассы, то есть указываем сумму наличных, которая может находиться в кассе.
Жмем «Записать и закрыть». Лимит указан. Это периодическая настройка. Если, допустим, хотим, чтобы через месяц действовал другой лимит, то создаем новый документ с нужной датой, указываем размер лимита и проводим. Все документы можно просмотреть в журнале:
Перейдем теперь во вкладку меню «Банк и касса» и посмотрим, какие журналы в себя включает раздел «Касса»:
- Кассовые документы – это приходные и расходные кассовые ордера;
- Оплаты платежными картами – это эквайринг;
- Авансовые отчеты – позволяют отчитываться подотчетным лицам;
- Управление фискальным регистратором – позволяет закрыть смену, сделать X-отчет и Z-отчет;
- Управление эквайринговым терминалом – позволяет произвести настройку данного терминала.
Приходные кассовые ордера
Теперь рассмотрим подробно кассовые документы. Начнем с приходных кассовых ордеров. Они оформляются через кнопку «Поступление». С помощью ПКО можно сделать большое количество операций. Это определяется пунктом «Виды операций»:
- Розничная выручка;
- Возврат от поставщика;
- Получение наличных в банке;
- Получение займа от контрагента;
- Возвращение займа контрагентом;
- Возврат займа работником;
По документу формируется проводка Дт50.01 - Кт62.01 – поступление от покупателя.
После проведения документа внизу появляется настройка «Реквизиты печатной формы». Здесь можно указать информацию, которая будет отображаться при печати ПКО:
- Принято от - название организации;
- Основание – наименование документа и номер;
- Приложение;
- Комментарий.
Печать осуществляется через клавишу вверху экрана «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Печатаем и отдаем на подпись.
Если подключен фискальный регистратор, то через кнопку «Напечатать чек», которая находится на верхней панели, можно распечатать чек. Обратите внимание, что в ПКО можно добавить неограниченное количество строк. Сделано это для того, чтобы можно было разделить оплату либо по договорам, либо по статьям движения средств. Для примера добавим еще одну строку, разделим сумму поступления и укажем статью ДДС – «Прочие поступления». А счет расчетов 62.01.
Проведем документ и посмотрим сформировавшиеся проводки. Единственное, что изменилось, эта сумма разбилась на две части:
- Дт50.01 - Кт62.01 – оплата от покупателей;
- Дт50.01 - Кт62.01 – прочие поступления.
Вид операции «Розничная выручка»
Заполняются поля:
- Вид операции – розничная выручка;
- Номер и дата формируются автоматически;
- Склад – указываем розничный склад;
- Сумма выручки;
- Статья ДДС – розничная выручка.
Проверяем, проводим. При необходимости отправляем на печать и отдаем на подпись.
Вид операции «Возврат от подотчетного лица»
Здесь заполняем:
- Номер и дата – пропускаем;
- Подотчетное лицо – вводим данные, от кого принимаем возврат денежных средств;
- Сумма;
- При необходимости заполняем пункт «Реквизиты печатной формы» - будет отображаться при печати ПКО.
Печатаем и отдаем на подпись.
Проводка по этому виду будет выглядеть так: Дт50.01 - Кт71.01.
Вид операции «Возврат от поставщика»
Заполняются:
- Вид операции – возврат от подотчетного лица;
- Контрагент – название организации, от которой принимаем возврат;
- Сумма платежа;
- Договор;
- Все остальное заполняет программа самостоятельно;
- При необходимости заполняем «Реквизиты печатной формы».
- Проводим, печатаем, отдаем на подпись. Формируется проводка Дт50.01 - Кт60.01
Вид операции «Получение наличных в банке»
В данном случае нужно проставить только вид операции и сумму, а все остальные параметры программа заполнит автоматически. Остается только проверить и провести документ. Печатаем и отдаем на подпись. Если посмотреть проводку, то отразится движения средств с расчетного счета в кассу: Дт50.01 - Кт51:
Вид операции «Получение займа от контрагента»
Заполняем:
- Вид операции;
- Контрагент – от кого получаем заем;
- Сумма платежа;
- Договор – должен быть прочим;
- Статья ДДС – получение кредитов и займов;
- Счета расчетов – 67.03.
Проводим, печатаем, отдаем на подпись. Смотрим проводки: Дт50 - Кт67.03 – получение денежного займа/кредита.
Вид операции «Получение кредита в банке»
Заполняется аналогично предыдущему виду, только в поле «Контрагент» нужно указать название банка. Контрагента необходимо ввести заранее. Счет учета здесь проставляется по умолчанию.
Вид операции «Возврат займа контрагентом»
Заполняем:
- Вид операции;
- Контрагент
- Сумма платежа;
- Договор – в данном виде должен быть «Прочие»;
- Счета расчетов – 58.03 (Предоставленные займы).
Проводим. Если нужно заполняем «Реквизиты печатной формы», отправляем на печать и отдаем на подпись.
Вид операции «Возврат займа работником»
Данный вид заполняется аналогично, только указываем не контрагента, а физическое лицо. Прописываем сумму. Проводим, заполняем если нужно настройки печатной формы. Печатаем, отдаем на подпись. В проводке будет отображаться Дт50.01 - Кт73.01 – поступление от погашения займов.
Вид операции «Прочий приход»
Здесь можно указать любой счет, любую аналитику. С помощью операции «Прочий приход» можно оформить все те операции, которые рассматривали ранее.
Если возникла необходимость оприходовать поступление денежных средств в валюте, то нужно проставить счет 50.21 (Касса организации в валюте). Становится доступным выбор валюты, которая нужна. По кассе, аналогично банковским документам, происходит переоценка валюты и расчет курсовых разниц.
Расходные кассовые ордера
Теперь рассмотрим расходные кассовые ордера (РКО). Оформляются они в журнале «Кассовые документы», через клавишу «Выдача». Заполнение аналогично ПКО, только операция обратная. С помощью РКО можно оформить документы:
- Оплата поставщику;
- Возврат покупателю;
- Выдача подотчетному лицу;
- Выплата заработной платы по ведомостям;
- Выплата заработной платы работнику;
- Выплата сотруднику по договору подряда;
- Взнос наличных в банк;
- Возврат займа контрагенту;
- Возврат кредита банку;
- Выдача займа контрагенту;
- Инкассация;
- Выплата депонированной заработной платы;
- Выдача займа работнику;
- Прочий расход.
РКО отличаются от ПКО некоторыми видами операций. Заострим на них внимание.
Вид операции «Выплата заработной платы по ведомостям»
Вид операции «Выплата заработной платы сотруднику»
Вид операции «Выплата сотруднику по договору подряда»
Заполняется аналогично на конкретного получателя. Статья ДДС будет указана – оплата поставщикам (подрядчикам):
В проводках будет отображаться Дт76.10 - Кт50.01:
Вид операции «Инкассация»
Вид операции «Выплата депонированной заработной платы»
Депонированная заработная плата – это оплата труда, которую сотрудник по каким-то причинам не смог получить вовремя в течение срока, установленного в организации. Заполняется.
Компании, которые работают с бюджетными средствами, должны также учитывать нормативные акты по регулированию кассовых операций.
Учет таких кассовых операций в 1С могут не вести индивидуальные предприниматели. Но вести книгу учета доходов и расходов (КУДиР) обязаны, поскольку этот документ не считается кассовым.
Касса в 1С
В программе 1С есть множество возможностей для полноценной и правильной работы с кассовыми документами. Для начала необходимо выбрать подходящий тип кассового документа. Для этого заходим в пункт меню «Банк и касса» и дальше выбираем «Кассовые документы»
В документе вы выбираете тип ПКО (приходный кассовый ордер) или РКО (расходный кассовый ордер)
ПКО (приходный кассовый ордер)
Кассовая книга в 1С 8.3 предлагает на выбор десять видов ПКО, для разных вводных операций:
- Розничная выручка;
- Оплата от покупателя;
- Возврат от поставщика;
- Возврат от подотчетного лица;
- Получение наличных в банке;
- Получение кредита в банке;
- Получение займа от контрагента;
- Возврат займа работником;
- Возврат займа контрагентом;
- Прочий приход.
По названию сразу можно понять суть документ.
При этом документ ПКО «Прочий приход» универсальный, но им следует пользоваться только в крайнем случае, если операция поступления нетиповая.
РКО (расходный кассовый ордер)
Во многом этот документ формируется по аналогии к ПКО. В 1С есть такие виды РКО:
- Выплата заработной платы
- Выдача подотчетному лицу
- Оплата поставщику
- Возврат кредита банку
- Возврат покупателю
- Взнос наличными в банк
- Выплата заработной платы по ведомостям
- Выплата сотруднику по договору подряда
- Возврат займа контрагенту
- Выдача займа контрагенту
- Инкассация
- Выдача займа работнику
- Выплата депонированной заработной платы
- Прочий расход
Кассовая книга в 1С 8.3
Кассовая книга формируется на основании ПКО и РКО, которые были проведены за один рабочий день. В результате получаем отчет по проведенным кассовым операциям.
Авансовый отчет
Этот вид документа входит в блок «Касса»
Заполняется он следующим образом:
Во вкладке «Авансы» вводим информацию на основании выданного РКО.
Во вкладке «Товары» вписываем данные о приобретенных товарах или материалах.
Оплату за ранее приобретенные товары вписываем во вкладке «Оплата».
Оплата товаров платежными картами
Эквайринг (другое название процедуры оплаты платежной картой) – это современный и распространенный способ оплаты услуг или товаров. В 1С такая операция проводится следующим образом:
ПКО и РКО - это основные документы, которые используются для отражения движения денежных средств в кассе. Они нужны практически в любой организации, и в этой статье я расскажу, как работать с ними в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0. Кроме этого речь пойдет о том, как проверить корректность ведения кассовых операций и как установить лимит остатков денег в кассе.
Итак, для того, чтобы отразить приход денежных средств в кассу, необходимо перейти на вкладку "Банк и касса" и выбрать пункт "Поступление наличных (ПКО)".
Добавляем новый документ по кнопке "Создать". В открывшейся форме необходимо правильно выбрать вид операции, от этого зависит состав полей документа, которые нужно заполнить. Мы будем отражать операцию "Оплата от покупателя".
Затем выбираем организацию (если в базе их несколько), контрагента (при необходимости создаем нового), указываем сумму и счет учета. В табличную часть добавляем строку и указываем договор, статью движения денежных средств, сумму, ставку НДС, счета расчетов. В том случае, если платеж нужно отнести к разным договорам, можно добавить несколько строк. Поле "Основание" также необходимо заполнить для того, чтобы эта информация отразилась в печатной форме ПКО.
При проведении документа в нашем случае формируется движение по счетам Дт 50 Кт 62.
Для того, чтобы отразить в программе расход денежных средств, необходимо на вкладке "Банк и касса" выбрать пункт "Выдача наличных (РКО)".
В данном документе также нужно выбрать вид операции, мы рассмотрим операцию "Выплата заработной платы по ведомостям".
Выбираем организацию и добавляем строку в табличную часть. В том случае, если ранее уже была создана ведомость на выплату зарплаты, то нужно её выбрать, или можно создать новую ведомость непосредственно из текущего документа.
Ведомость можно заполнить по всем сотрудникам автоматически, нажав соответствующую кнопку, или вручную добавить нужных людей.
Нажимаем "Провести и закрыть", суммы в документе "Выдача наличных" проставляются автоматически на основании созданной ведомости. Остается только выбрать статью движения денежных средств в поле, расположенном под табличной частью.
Данный документ создает проводку Дт 70 Кт 50.
Еще я рекомендую установить в программе лимит остатков денег в кассе, который будет использоваться при проверке правильности ведения кассовых операций. В том случае, если он будет превышен в какой-то из дней, программа сообщит об этом. Но данную операцию могут не выполнять субъекты малого бизнеса и ИП, которые в соответствии с новым порядком, вступившим в силу с 1 июня 2014 года, не имеют обязанности контролировать лимит.
Всем остальным нужно зайти на вкладку "Главное", выбрать пункт "Организации", нажать кнопку "Ещё" и "Лимиты остатка кассы".
В открывшейся таблице по кнопке "Создать"указываем лимит и дату, с которой он действует.
Для того, чтобы проверить корректность ведения учета по кассе, необходимо воспользоваться обработкой "Экспресс-проверка ведения учета", которая находится на вкладке "Отчеты".
В форме обработки необходимо установить период проверки, нажать кнопку "Показать настройки" и установить галочку "Операции по кассе". Затем нажимаем "Выполнить проверку".
Программа сообщит, есть ли ошибки по данному разделу учета, а также подскажет информацию о них при наличии.
Если у вас остались вопросы, то вы можете задать их в комментариях к статье или на нашем форуме.
А если вам нужно больше информации о работе в 1С: Бухгалтерии предприятия 8, то вы можете бесплатно получить нашу книгу по ссылке .
Расходным кассовым ордером называется документ, с помощью которого вы можете оформить выдачу наличных из кассы. В этом материале мы вам расскажем, как же в бухпрограмме «1С Бухгалтерия 8» формируется .
Вышеназванный документ используется для отражения следующих операций:
Оплата необходимых финансов поставщику (вид операции называется «Оплата поставщику»);
Возврат денег покупателю (нужный вид операции - «Возвращение покупателю»);
Выдача средств под отчет (используется вид операции под названием «Выдача подотчетному лицу»);
Выплата зарплаты (вид операции называется «Выплата заработной платы работникам» или «Выплата заработной платы по сведениям»).
Внесение денежных средств в банковское учреждение (вид операции - «Вклад наличными в банк»).
Мы указали основные, но есть еще и другие операции по выдаче денег из кассы.
С целью формирования в бухпрограмме «1С» документа расходный кассовый ордер вам нужно зайти на закладку под названием «Банк и касса», а затем в разделе с именем «Касса» выберите документ под названием «Расходный кассовый ордер».
У нового документа по умолчанию вид операции называется «Оплата поставщику». Если же вам необходима другая операция, то вы сможете изменить вручную. В предлагаемом нами примере, мы будем выдавать средства в подотчет, поэтому надо выбрать такой вид операции как «Выдача подотчетному лицу».
После сделанного переходим к заполнению документа. Из справочника под названием «Подотчетное лицо» в строке «Получатель» выберите подотчетное лицо, которое будет получать финансы. Обязательно укажите денежную сумму.
В строке с именем «Статья движения денежных средств» надо указать «Работа с подотчетными лицами». Если этого пункта в справочнике нет, то просто добавьте его.
В нижней части документа расходный кассовый ордер вам необходимо указать, с какой целью выдаются средства. В предлагаемом нами примере - это хозяйственные расходы.
И также заполните приложение, где укажите заявление подотчетного лица, на основании которого и будет выдаваться определенная сумма денег. Отметим, что согласно новому порядку ведения кассовых операций (от 12.10.2011 года с номером 373-П), которое вступило в силу в 2012 году, под отчет работнику организации из кассы выдаются на основе написанного им заявления. Заявление нужно составить в утвержденной форме, которая должна включать: собственноручную надпись управленца организации, сумму наличных и о время, на которое они выдаются, дату и подпись управленца предприятия.
После этого вам необходимо провести документ, посмотреть проводки и, при необходимости, распечатать расходный кассовый ордер.
